Office Manager (m/w/d) in Teilzeit

Wir sind Digital Beat, wir gestalten Wissensaustausch in den Bereichen Künstlicher Intelligenz, Online-Marketing, Unternehmensgründung, Finanzen und persönliche Weiterentwicklung. An unserem Standort in Köln unterstützen 50 Mitarbeiter:innen andere Menschen und deren Unternehmen bei ihrer Weiterentwicklung durch Onlinekurse, Coachings, Konferenzen, digitale Events und Bücher. Nach dem Grundsatz “Besser mit KI” optimieren wir bestehende Produkte und bringen neue spannende Produkte mit dem Schwerpunkt KI auf den Markt. Intern optimieren wir unsere Arbeitsprozesse nach dem #KIfirst Prinzip.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir einen Office Manager (m/w/d) mit ca. 20 Stunden pro Woche.

Die Aufgabenbereiche:

• Du hältst unseren Office-Alltag am Laufen – und entwickelst smarte Abläufe, damit unser Team effizient arbeiten kann

• Kleinere Reparaturen an Möbeln, Wänden oder Einrichtungsgegenständen packst du selbst an (hands-on, pragmatisch, lösungsorientiert)

• Du steuerst zentrale interne Prozesse eigenständig: Bestellungen, Ausstattung, Post sowie Snacks & Drinks fürs Team

• Du koordinierst externe Dienstleister und entscheidest selbst, wenn es um Reparaturen, Services oder Optimierungen geht

• Du bist erste Anlaufstelle für administrative Themen wie Versicherungen oder die Abstimmung mit der Hausverwaltung

• Du bringst Feelgood-Energie ins Office und gestaltest die Team-Experience – von kleinen Aktionen bis hin zu Teamevents (z. B. Adventskalender, Geburtstags- & Weihnachtsgeschenke, Jubiläen)

Dein Anforderungsprofil:

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium, z. B. im Bereich Büromanagement, Bürokommunikation, Verwaltung oder einem vergleichbaren kaufmännischen Umfeld. Wichtiger als dein formaler Abschluss ist jedoch dein Potenzial: deine Hands-on-Mentalität, dein Organisationsgeschick und die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen.

• Du kannst es einrichten, täglich im Office zu sein – damit Post, Office-Checks und kleine To-dos kontinuierlich erledigt werden können

• Du arbeitest schnell, zuverlässig und selbstständig und behältst auch bei vielen kleinen To-Dos den Überblick

• Du hast ein gutes Auge für Ordnung, Ästhetik und funktionale Büroeinrichtung: du erkennst Optimierungspotenziale, recherchierst sinnvolle Lösungen und setzt sie strukturiert um

• Du kommunizierst klar, freundlich und verbindlich – egal ob mit Kolleg:innen, externen Dienstleistern oder der Hausverwaltung

• Du handelst sehr gewissenhaft und lösungsorientiert und packst Herausforderungen pragmatisch an – von kleineren Reparaturen bis zur Organisation externer Unterstützung

• Du gehst gerne die Extra-Meile, um dafür zu sorgen, dass unser Office reibungslos läuft und sich alle wohlfühlen

Wir bieten dir:

• Flache Hierarchien sowie ein junges, smartes und hochgradig motiviertes Team

• Flexible Arbeitszeiten sowie Homeoffice-Optionen

• Kostenlose M-Mitgliedschaft des Urban Sports Clubs (Zugang zu über 400 Fitnessstudios und Sportangeboten in Köln und Umgebung)

• Regelmäßiges persönliches Feedback und Weiterbildungsmöglichkeiten

• Free drinks, Snacks sowie spannende Battles am Tischkicker, beim Tischtennis oder an der Dartscheibe

• Auf Wunsch bieten wir dir ein Bahn-/Jobticket

• Egal ob bei Teamevents, Sommerpartys, Weihnachtsfeiern oder bei unserer jährlichen Teamfahrt - wir feiern Erfolge gemeinsam

Haben wir dein Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!

Digital Beat GmbH, Hansaring 97, 50670 Köln
Deine Ansprechpartnerin: Alexa Kämpfe
Weitere Infos findest du unter www.digitalbeat.de/karriere/